结账前的准备：12 月 31 日财政年结该做什么

为何最后一季最关键

12 月 31 日之后，数字便已定型。凡是需要在财政年度内作出的决定、取得的凭证或进行的实地盘点，事后都无法再产生，只能设法还原——而还原的过程，最耗时间，也最容易失准。

结账快的公司，未必是会计做得最好的公司，而是 12 月 31 日当天账目本来就已接近正确的公司。

现在该处理的六件事

一、银行对账

每个银行户口与电子钱包，都应每月与账簿核对一致。若对账进度落后，这是第一要务，因为其余工作几乎都以现金记录完整为前提。未对账的户口，既可能藏着漏记的收入，也可能藏着重复入账的成本。

二、应收账款

认真检视账龄表。趁年内仍有时间，追收仍可收回的款项，并辨明哪些已无法收回。已确实放弃追讨的欠款，与仍在追讨中的欠款，处理方式并不相同，而这项区分需要当时的追讨记录佐证，不能在事后数月凭印象认定。

三、应付账款与未入账成本

供应商已交货但尚未开单的，仍属本年度的成本；董事以个人资金垫付而从未报销的开支亦然。两者都很常被遗漏，也都会低估本年度的真实状况。

四、存货

若贵公司持有存货，请现在就安排盘点，而非在最后一个工作日临时应付。先定好由谁盘点、呆滞与损坏品如何辨识、盘点结果如何记录。无法佐证的存货数字，是审计中最常见的问题之一。

五、固定资产

把资产清册与实物逐项核对：本年购入了什么、报废了什么、出售了什么，以及哪些仍列在清册上却已不存在。其中又以资产处置最常漏记，因为通常没有人想到要告知记账人员。

六、董事往来账

年内董事与公司之间的资金往来，必须能辨明其原本性质——是借款、还款、酬金、报销，还是利润分配。趁交易记忆尚新时厘清，远比一年后再追溯当时意图容易，而这也关系到该笔金额的处理方式。

一月之后无法补做的决定

有些事情受日历约束。资产若要在本年度投入使用，就必须在本年度内实际投入使用；款项若要计入本财政年度，就必须在年度内支付；若某项处理需要凭证支持，该凭证就必须在当时存在，而非事后补制。

这正是应在十月或十一月检视管理账目、而非一味等待的实际理由——那是仍能影响本年度结果的最后时点。

12 月 31 日之后

账簿结清，财务报表编制完成。每一家私人有限公司的财务报表均须经审计、分发予股东并向 SSM 提交；此外，年报须于每年公司注册周年日提交。C 表格（公司所得税申报表）则须于财政年结后七个月内提交——12 月年结者，即为翌年七月底。

七个月听来宽裕，扣除审计所需时间后其实并不；若记账要到二月才开始，就更为紧迫。

与此同时，薪资年度亦按自身时程结算：EA 表格须于二月底前交予员工，E 表格则须于 3 月 31 日前提交。若薪资全年与账簿保持一致，这两项都会轻松许多。

我们的做法

对于按月委托记账的客户，银行对账与账龄检视全年持续进行，年结因此只是一个查核点，而非一场硬仗。我们会在最后一季告知哪些事项看来尚未完成，让贵公司仍有时间处理。公司秘书事务——年报、财务报表提交、董事决议——由本集团内持牌的公司秘书办理，并纳入同一份时程表。

若账目已经落后，现在说明，远胜于拖到六月。十月补做，是寻常工作；六月才补做，而且赶着申报期限，则不是。

本文所述为马来西亚私人有限公司的一般情况，并非针对贵公司具体情形的专业意见。相关期限与规定可能变动，上述日期当时的情况未必即为现况。行动前请先与我们商讨贵公司的个别情况。